Excel 入力規則の活用方法解説!

Excel

こんにちは Kenny です

今回は、入力規則を掘り下げて紹介します!

入力する範囲や文字を指定したり

入力時のメッセージ表示、エラーメッセージを

自分で設定する方法を解説していきます(^^♪

入力規則の設定方法

まずは、入力規則の設定方法です!入力を制限したいセルを選択(複数セルでもOK)して『データ』⇒『データの入力規則』をクリックするとダイアログボックスが表示されます!

このダイアログボックス内で任意の設定をしていく事で、選択したセルに入力可能な値を制限できるようになります!複数の人が編集するファイルなら、思いもよらない編集を加えられない様に、必ず設定しておきたいです(^^)/

ちなみに設定した入力規則のルールから外れた値を入力したら↓こんな感じ↓のダイアログボックスを表示して入力出来ない様に制限してくれます!

基本機能の種類

それでは始めに、入力規則で制限出来る基本的な項目を解説していきます!

整数

『整数』を選択すると、文字や少数点の付いた値は入力不可となります!

ちなみに、数字でも全角は文字列扱いなので入力不可となります!エクセルにおいて全角の数字はご法度ですので制限できるのは嬉しいです!

小数点数

『小数点数』を選択すると、小数点の付いた数値はOKで文字はNGとなります!

小数点以下の表示桁数を変更したい時は、書式設定の『表示形式』で変更して下さい(^^)/

リスト

『リスト』を選択すると↓こんな感じ↓のドロップダウンリストが作成できます!

ドロップダウンリストについては↓こちらの記事↓で詳しく紹介していますので本記事では割愛させていただきます!

日付

『日付』を選択すると、日付以外は入力不可となります!

時刻

『時刻』を選択すると、時刻以外は入力不可となります!

同じ時刻でも、5:00と17:00で異なるので統一したい時に便利です(^^♪

文字列(長さ指定)

『文字列』を選択すると、文字数を制限できます!

商品型式など文字数が決まっているものに適応しておくと入力ミス防止になります!

ユーザー設定

『ユーザー設定』を選択すると、数式を活用してルールを設定できます!

IF関数やAND関数、OR関数を使えばルールは無限大に作成可能です!

メッセージを活用

入力規則を設定した場合は、入力時のメッセージとエラーメッセージも編集しておく事をオススメします!というのも、エラーとなって入力出来ない時にわざわざ入力規則を開いてどんなルールなのか確認しないと対処方法が分からないからです!

例えば、500以下の数値しか入力出来ないルールを設定したとします!

500以上の数値を入力してしまった時はもちろんエラーが表示されます!

でもこのエラーでは、何でエラーになったのか入力した人には分かりませんよね?

こうならない様に、メッセージを設定します!

入力時のメッセージを↓こんな感じ↓で設定するとセルを選択するだけでルールが分かる注意メッセージが表示できる様になります!

誰が見ても一目瞭然ですよね?ただセルを選択するたびにメッセージが表示されるのは邪魔だと思います!そんな方はエラーメッセージを設定しましょう(^^)/

これならエラーが出ても対処方法が分かります!ぜひ設定しましょう(^^)/

入力可能な入力規則

先ほどのエラーメッセージの設定ページで『スタイル』という項目があります!ここが『停止』となっている場合はルール外の入力をする事は不可能です!しかし『注意』『情報』に変更しておけばルール外の入力をした場合でもメッセージを無視して入力可能です!

絶対的なルールでなくて良い!注意喚起したいだけ!って場合に使える便利機能なので覚えておいて損はないですよ(^^♪


今回の記事は以上です!最後までお読みいただきありがとうございました(^^♪

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