こんにちは Kenny です
今回は、メールの署名を自動表示する方法です！
ビジネスシーンではメールは必須ですよね？
その作業の中で署名入力と定型文入力は
自動化して積極的に時短しちゃいましょう(^^)/
署名の設定方法
『ファイル』⇒『オプション』を開き『メール』⇒『署名』と進みます！
『Alt』⇒『F』⇒『T』のショートカットキーでも『オプション』が開けます！
『新規作成』をクリックして署名の名前を付けます！
新しいメール、返信や転送の時にも自動で署名が入力される様に設定しておきます！
『署名の編集』の欄に署名を作成していきます！
署名作成のポイント
署名作成にはいくつかのポイントがあります！相手に見やすく自分の情報が正しく分かりやすく伝わる様に以下のポイントに気を付けて署名を作成して下さい(^^)/
1.署名の1行目は改行する
自動で署名が表示された際に本文を入力する余白を作成するためです！
2.区切り線を作成する
これで本文と署名を明確に区別できる様になります！
3.名前はローマ字表記も追記する
漢字の読み仮名の目的と、漢字の苦手な海外の方にも読める様に！
6.メールアドレスを入力する
相手が自分にメールを作成しやすい！アドレス帳に登録しやすい様に！
5.所属部署を明記する
自分の会社内での住所になります！どんな業務をしている人物か部署名である程度伝わります！
6.連絡先を明記する
メール以外の連絡手段を相手に与えてあげる意味でも必須です！
社内・社外で使い分け
署名は『新規作成』で複数の署名を作成する事が出来ます！社内宛てのメールと社外宛てのメールだと署名に必要な情報も変わると思いますので別作成して使い分ける様にしましょう(^^)/
使い分ける方法は簡単！自動的に入力された署名の範囲内で右クリックして選択すれば一瞬で切り替えてくれます(^^)/
定型文も署名に含める
メールを作成する際に必ず使用する定型文ってありますよね？
それを毎回手入力するのは効率悪いです！入力頻度が高いので予測変換に出てくるので入力速度は他の文章よりは早いかもしれませんが、署名を活用してもっと効率UPさせましょう(^^)/
作成した署名の上の部分に定型文を入れておくだけで簡単なので設定しましょう！
例えば↓こんな感じ↓です！
これで『殿』の前の相手の名前と本文を入力するだけでメールが完成します！
こちらも、社内用だと会社名が不要だったり、社外用では『殿』ではなく『様』にするなど使い分けが活用出来ますね！
指定した日時にメールを自動送信する方法は↓コチラ↓
今回の記事は以上です！最後までお読みいただきありがとうございました(^^♪
コメント